Claves para mejorar el flujo de caja de tu empresa

El dinero es fundamental para una empresa, si eres dueño de una PYME lo sabes mejor que nadie, por eso en este artículo encontrarás las claves para aumentar el flujo de caja de tu empresa. 

Pero ¿qué es el flujo de caja? Sencillamente es la cantidad de dinero neto que entra y sale de tu empresa en un periodo determinado. Los flujos de caja sirven para que, como empresario, sepas qué capacidad tiene tu empresa para pagar deudas. Es una herramienta para medir el nivel de liquidez.

Con el flujo de caja, puedes evaluar la calidad de los ingresos que tiene tu empresa, su capacidad para generar dinero, y saber así si eres solvente, o no. Por eso, es importante que sepas cómo tomar el control del capital de tu empresa mediante el flujo de caja. 

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Tipos de flujos de caja

El flujo de caja puede ser positivo o negativo, será positivo cuando tengas suficiente dinero para hacer frente a los gastos de tu empresa y te sobra dinero para imprevistos que puedes añadir al fondo de reserva. 

En cambio, cuando el flujo de caja es negativo, significa que gastas más dinero del que ingresas, lo que tiene como consecuencia que no puedas hacer frente a los pagos sin utilizar el fondo de reserva.

Muchas empresas en algún momento de su vida experimentan un flujo de caja negativo, sobre todo si son empresas muy marcadas por la estacionalidad. Eso sí, que sea algo que puede pasar no significa que no puedas hacer nada para evitarlo.

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Maneras de mejorar el flujo de caja de tu empresa

Para mejorar el flujo de caja de tu empresa debes centrarte en el dinero que entra y sale, si ya has dado el paso de hacer un seguimiento de este, ¡genial! Vas un paso por delante. Si no, es lo primero que debes hacer. 

Aquí tienes las claves para reducir tus gastos, aumentar tus ingresos, cómo subir el precio de tus servicios, analizar a tus clientes y mucho más. 

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Haz un seguimiento de tus finanzas

Conocer tus ingresos y gastos es fundamental, así podrás hacer un seguimiento de tu flujo de caja. Es recomendable que cada semana revises estos movimientos financieros. Luego, puedes hacer una previsión del flujo de caja, ¿cómo? Revisa que facturas debes pagar ese mes, las compras y los gastos previstos. 

De esta manera, podrás saber en qué momento sale y entra dinero de tu empresa, así sabrás cuando hay capital sobrante y cuándo no, para saber, en los meses de menos actividad si cuentas con el dinero suficiente para cubrir tus gastos.

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Reduce tus gastos

Revisa tus gastos de explotación, aquellos gastos ordinarios de una empresa cuando desarrolla su actividad principal, y mira dónde puedes reducir costes. Algunas ideas para reducir los gastos de explotación son: 

• Revisa los contratos de internet, teléfono y software, quizás estás pagando por servicios que no usas. 
• Revisa tu inventario y maquinarias, si tienes productos que no usas, véndelos. Tendrás más espacio de trabajo y obtendrás beneficios. 
• Si hay algo que necesitas valora la opción de alquilarlo, quizás es de uso extraordinario y no necesitas tenerlo ocupando espacio en el almacenamiento. Si decides comprar, busca alternativas baratas, pero siempre teniendo en cuenta que la calidad no ralentice el trabajo de tu equipo. 
• Haz un seguimiento de personal para conocer si hay algo que falla, es ineficiente o no se resuelve de la manera más rápida posible. Si agilizas los trabajos, a largo plazo ganarás más dinero porque lograrás hacer más servicios.
• Proponles ofertas a tus proveedores, si compras grandes cantidades seguro que pueden regalarte parte del material o rebajarte el precio del total. Si por falta de espacio no puedes comprar grandes cantidades puedes colaborar con otras empresas, compartir espacio y pagar menos por la misma materia prima. 
• A los proveedores también se les puede pedir flexibilidad a la hora de pagar, un plazo más largo o un descuento por los pagos anticipados. Intenta contactar con varios proveedores y escoge al que mejores condiciones te ofrezca. Haz que los pagos coincidan con los ciclos de flujo de caja positivo de tu empresa si tu actividad está muy marcada por la estacionalidad. 

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Aumenta tus ingresos

¿Cómo generar más capital? 

• Ofrece servicios nuevos: una buena técnica es cuando se trabaja en domicilios, ahí se ven las flaquezas de cada casa, si ves algo que puedes arreglar o mejorar con tu empresa ofrécele ese servicio al cliente (sin ofenderlo). 
• Recupera a clientes del pasado para comprobar si están interesados en trabajar con vosotros de nuevo. 
• Implanta servicios regulares de mantenimiento: algunas empresas firman contratos indefinidos o a largo plazo con otras para, por ejemplo, encargarse de las reparaciones que vayan surgiendo, de mantener limpias las máquinas y los filtros o para hacer el mantenimiento de los sistemas de climatización. Esto atrae clientes y sirve como plan de fidelización. 
• Colabora con otras empresas: por ejemplo, si una empresa de limpieza detecta que en una oficina el sistema de clima está averiado puede recomendarles a tu empresa de instalación climáticas para la reparación. Al revés, si acabas una obra y ves que se necesita una limpieza a fondo recomiéndales dicha empresa.
• Ten en cuenta la estacionalidad: conocer en qué etapas trabajas más o menos es fundamental para planificar los horarios de tus trabajadores, las tareas a corto plazo o reducir costes. También puede ser útil que aproveches determinadas épocas del año para ofrecer nuevos servicios, por ejemplo, en verano puedes prestar servicios de limpieza de filtros de aires acondicionados. 
• No menosprecies la publicidad: anuncia todo lo que haces y también los nuevos servicios que impulses, que te conozcan es fundamental para que te contraten. 

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Aumenta los precios de tus servicios

El precio no es lo único que les importa a tus clientes, que tu servicio sea de calidad siempre se valora. Además, ofrecer servicios de calidad hace que tu reputación mejore y que te recomienden más. Pero ¿cómo puedes subir el precio sin perder clientes? 

• Informa a tus clientes con antelación: permíteles que se hagan una idea del coste extra que les va a suponer el servicio y tomar decisiones al respecto con tiempo suficiente. Es una manera de quedar bien con ellos y hacerles saber que, sobre todo, les tenéis en cuenta. 
• Justifica la subida: así les harás más partícipes de tu empresa y la harás transparente y natural. Si aumenta el margen de beneficio es uno de los motivos puedes exponerlo explicando los cambios que ha sufrido el servicio o producto para justificarlo. 
• Mejoras en los servicios: algún cambio en la manera de trabajar, en la maquinaria que usas o en las herramientas con las que trabajas puede ser la excusa perfecta para aumentar los precios de tus servicios, que con estas novedades serán más rápidos, modernos y satisfactorios. 
• Propón alternativas: al principio puede ser que los clientes no se tomen bien la subida de precios, aunque la calidad aumente, por eso, para evitar que finalice el contrato con ese cliente puedes ofrecerles un descuento si, por ejemplo, pagan por adelantado.

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Analiza tus clientes

El flujo de caja está muy relacionado con la forma de pago de tus clientes, por ejemplo, si muchos pagan por adelantado, si pagan con retraso o lo hacen a plazos. Para conocer a tus clientes deberías revisar el historial de cada uno y buscar patrones, si encuentras varios que pagan siempre tarde o no pagan, valora la opción de prescindir de ellos para abrirte a nuevos.

Para ello, puede ser muy útil implementar un Software CRM. Sirven para supervisar y analizar las relaciones con tu clientela. Dentro de un mismo lugar y desde cualquier dispositivo puedes revisar todas las facturas, presupuestos y contratos entrando en la ficha de ese cliente en concreto para conocerlo de forma rápida. 

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Consejos para modernizar tu facturación 

Para actualizar tus facturaciones y mejorar el flujo de caja debes:

• Utiliza una app para hacer tus facturas: muchas aplicaciones te proporcionan plantillas que facilitan el proceso de hacer facturas. Además, existen algunas que hacen los cálculos automáticamente y envían la factura por correo electrónico o WhatsApp. Un ejemplo es la app de taclia. 
• Cuanto más rápido factures, antes recibirás el dinero: procura enviar tus facturas justo al acabar el servicio o cuando hayas firmado el presupuesto si es necesario que te ingrese un depósito.
• Sé claro con las formas de pago: hazle saber claramente al cliente cuáles son las formas de pago que puede utilizar y en qué plazos hacerlas, si no eres claro el cliente puede pensar que tiene total libertad para hacer el pago. En estos casos ser educado y claro es muy importante. 
• Tasas de pago con retraso: si hay clientes que no pagan cuando establecisteis a la hora de firmar el contrato, es interesante que les cobres una tasa por retraso, de esta manera la próxima vez serán más responsables. Además, también hace que confíes más en los plazos que fijas con tus clientes porque a nadie le gusta pagar de más. 
• Recordatorios de facturas impagadas: si hay clientes que no pagan cuando toca envíales recordatorios cada poco tiempo, siempre de forma educada y cercana.
• Si no pagan, reduce el precio: si sabes que un cliente no podrá pagar nunca por ese servicio es mejor que pague poco, puedes ofrecerle una reducción del precio para, por lo menos, ayudar a aumentar tu flujo de caja. 

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Finánciate mediante el banco de forma inteligente

En los préstamos para PYMES los bancos suelen dar facilidades, como préstamos sin intereses o con bajos intereses que no te crean una gran deuda adicional y te permiten hacer frente a los pagos a corto plazo.

Ten en cuenta no caer en deudas grandes en el proceso de mejora del flujo de caja, esto hará que tengas más gastos mensuales y más duraderos que, al final, lo harán empeorar.

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