¿Cuándo es necesario hacer una factura? Guía práctica sobre facturación obligatoria
Introducción
Las facturas son documentos clave para registrar transacciones comerciales. Sin embargo, no siempre es obligatorio emitirlas, y las normas varían según el tipo de operación o destinatario.
En esta guía, aclararemos quién está obligado a emitir facturas, en qué casos no es necesario y cómo las herramientas tecnológicas pueden simplificar el proceso.
¿Cuándo se debe hacer una factura?
La normativa española obliga a emitir facturas en ciertos casos específicos. Estos son los principales:
- Empresas y autónomos: Que realicen servicios o ventas durante su actividad profesional.
- Adelantos de pago: Cuando el cliente paga una parte o el total por adelantado.
- Sujetos pasivos de IVA: Cuando actúan como destinatarios de una operación gravada.
- Destinatarios específicos: Obligatorio cuando el cliente es una empresa, persona jurídica o administración pública.
Otros casos destacados:
- Exportaciones exentas de IVA (salvo comercio libre de impuestos).
- Ventas a distancia sujetas a impuestos especiales.
- Entregas intracomunitarias exentas de IVA.
Más detalles sobre las situaciones específicas donde aplicar cada tipo de factura.
¿Cuándo no es obligatorio emitir una factura?
La normativa contempla excepciones, como en operaciones exentas de IVA o sectores específicos. A continuación, los principales casos:
- Operaciones exentas de IVA, salvo servicios sanitarios, entregas de inmuebles o bienes sin derecho a deducción del IVA.
- Actividades bajo el régimen especial de recargo de equivalencia.
- Operaciones bajo el régimen simplificado de IVA, salvo cuando se calculan en función de ingresos.
- Actividades agrícolas, ganaderas y pesqueras bajo régimen especial.
- Sectores autorizados por la Agencia Tributaria para evitar perturbaciones administrativas.
- Operaciones financieras y de seguros.
¿Cuándo se puede sustituir una factura por un ticket?
Los tickets o facturas simplificadas son válidos para operaciones de bajo importe, pero deben cumplir ciertos requisitos.
Requisitos para emitir un ticket válido
- Número y serie del ticket.
- Datos fiscales del emisor, incluido el NIF.
- Tipo impositivo (o indicar “IVA incluido”).
- Importe total.
Casos en los que un ticket puede sustituir una factura
- Operaciones de hasta 400€ IVA incluido.
- Hasta 3.000€ IVA incluido en actividades como:
- Restauración y bares.
- Transporte de personas.
- Ventas al por menor.
- Servicios de peluquería o tintorería.
Automatización de facturas: Clave para evitar errores
La facturación manual puede ser compleja y propensa a errores. Automatizar este proceso con herramientas como taclia te permitirá ahorrar tiempo y reducir errores.
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- Envío directo al cliente: Envía la factura por correo o WhatsApp desde la misma app.
- Acceso centralizado: Revisa, edita o consulta facturas en cualquier momento y lugar.
- Cumplimiento normativo: Garantiza que todos los datos obligatorios estén incluidos, evitando sanciones.
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Conclusión
Emitir facturas no siempre es obligatorio, pero cuando lo es, cumplir con la normativa es esencial para evitar problemas legales y fiscales.
Conocer las excepciones y requisitos, y apoyarte en herramientas como taclia, te permitirá gestionar este proceso de manera más eficiente y profesional.
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