¿Cómo deducir el IVA de los gastos de empresa?

Deducir el IVA de los gestos de tu empresa es una buena forma de aumentar la rentabilidad de tu negocio. Pero ¿Qué significa deducir el IVA? Simplemente es recuperar la cuota de la compra de productos o servicios relacionados con tu actividad empresarial.  

Para poder deducir el IVA de las compras de tu empresa debes cumplir una serie de requisitos que son obligatorios para hacer el trámite. En este artículo te explicamos qué tipos de IVA existen y cuáles son los requisitos que debes cumplir para beneficiarte de deducir el IVA de los gastos de tu empresa.

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Tipos de IVA

Para saber cómo deducir el IVA de los productos y bienes que compra tu empresa debes, primero, conocer qué tipos de IVA existen y cuál es su funcionamiento:

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IVA devengado o repercutido

El IVA devengado o repercutido es aquel que la empresa cobra a sus clientes. Simplemente, es necesario que apliques el IVA que corresponda al cliente y se refleja en las facturas que emite la empresa. En estas facturas, siempre deberás incluir el porcentaje de IVA que se aplica al bien o servicio, la base imponible, que se refiere al precio del bien o servicios antes de aplicar el IVA y, la cuota tributaria, que es la cantidad en euros de IVA que el cliente debe pagar según el precio del bien o servicio. 

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IVA soportado o deducible

El IVA soportado o deducible es aquel que sale de la compra de servicios o bienes que hace la empresa, de su consumo. En este caso, la Agencia Tributaria permite a los empresarios desgravar el IVA de la empresa por la compra de servicios y bienes útiles para el desarrollo de la actividad empresarial. Aquí, la clave es conocer qué gastos son deducibles y, por tanto, te devolverán parte del dinero invertido en ellos.

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Diferencia IVA devengado y deducible

La principal diferencia entre el IVA devengado y el deducible es que el devengado no puede deducirse, es decir, la empresa no puede recuperar parte de ese dinero porque no ha sido quien lo ha invertido, sino que es el cliente quién lo ha pagado. En cambio, la empresa puede deducir el IVA deducible o soportado, porque es el impuesto pagado en las facturas que la empresa ha hecho frente en el transcurso de su actividad profesional. 

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Requisitos para deducir el IVA

Estos son los requisitos obligatorios que la Agencia Tributaria exige para deducir el IVA en empresas:

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Deben ser gastos vinculados con la actividad de la empresa

Los gastos presentados deben ser gastos estrictamente relacionados con la actividad empresarial, sin los que la empresa no podría desarrollarla y, por lo tanto, obtener ingresos. Hay que tener en cuenta que no se valoran igual los gastos de empresas diferentes, es decir, una empresa de instalaciones climáticas no tendrá los mismos gastos que un centro de estética, por lo que la deducción del IVA se efectuará por compras distintas. 

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Justificar estos gastos en un documento

Para poder efectuar la deducción del IVA de los gastos empresariales es imprescindible contar con los documentos que justifiquen que la empresa ha pagado ese IVA. Para ello, hay que tener en cuenta que debemos pedir siempre la factura de cualquier compra efectuada para la empresa y, sobre todo, comprobar que la factura esté realizada correctamente, por eso, debes conocer los datos que una factura debe incluir según la normativa. 

Ten en cuenta que solo es posible deducir el IVA de facturas, no de tickets o facturas simplificadas, por lo que es importante que siempre pidas la factura y no te conformes con el ticket, ya que este documento no será válido para deducir el IVA de la compra. 

Lee más sobre qué debe incluir una factura.

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Deben ser gastos relacionados con la contabilidad

Los gastos deducibles del IVA deben estar registrados en la contabilidad de la empresa, sirve para comprobar que el IVA contabilidad en un periodo de tiempo determinado sea el mismo que el que se declara en el impuesto del mismo periodo. 

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Hacerlo antes de 4 años

Los gastos deducibles en el IVA se apuntan en las declaraciones trimestrales, aunque, la deducción del IVA puede hacerse hasta pasados cuatro años de la compra del producto o la emisión de la factura. Por eso, siempre se recomienda que las facturas se guarden durante este periodo de tiempo, ya que son necesarias para poder deducir el IVA. 

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Proporción deducible

La proporción deducible del IVA es la misma que la medida en que el gasto afecta a la actividad. Lo que significa que, si el gasto supone un 50% de la actividad empresarial, el IVA correspondiente será deducible al 50%. 

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Regla de prorrata

La regla de prorrata se refiere a que si la empresa realiza dos actividades empresariales con distintos tipos de IVA y solo una de ellas está exenta de IVA, habrá que aplicar la prorrata de IVA, que indica el porcentaje de IVA que puede deducirse. 

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¿Cuáles son los gastos deducibles del IVA?

Según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, estos son los gastos por los que una empresa puede deducir el IVA, que no son todos los efectuados por la empresa, aunque se cumplan los requisitos anteriores: 

• Material y mobiliario de oficina: pueden deducirse hasta 601,01 euros. 
• Teléfono: este es 100% deducible para los empresarios, aunque pueden considerar que tenga un uso personal y lo denieguen, por eso en muchos casos se usan dos teléfonos, uno para uso personal y el otro para el uso empresarial.
• ADLS y electricidad: si llevas a cabo la actividad empresarial en una oficina podrás desgravar el 100% de los gastos. 
• Bienes necesarios para desarrollar la actividad empresarial: en este caso, tienen cabida todos los gastos en bienes relacionados con la actividad empresarial, no pueden compararse con otras empresas que desarrollen actividades empresariales distintas. 
• Comidas y restaurantes: son deducibles las comidas con clientes en que el trabajador acude representando a la empresa. 
• Gastos en transporte: como por ejemplo la compra del vehículo o el consumo de gasolina, solo si el vehículo se usa exclusivamente para desarrollar la actividad empresarial.
• Tecnología: compras en tecnología para la empresa. 
• Compra de libros y suscripciones a revistas relacionados con la profesión
• Gastos por la asistencia a eventos
• Investigación y desarrollo 
• Publicidad y relaciones públicas 
  

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