¿Por qué usar plantillas de control horario en Excel es una mala idea?
La obligatoriedad del control horario en España entró en vigor hace unos años y, desde entonces, muchas empresas han estado buscando la manera más rápida y eficiente de llevar a cabo esta tarea. Las más tradicionales, han visto como una buena opción las hojas de cálculo de Excel o el papel, el problema es que cualquier pequeño error en estas o, simplemente, no recordar donde se han guardado puede suponer una gran multa para la empresa.
El control horario, para la mayoría de las empresas, es algo a lo que se le dedica más tiempo que el que se debería a consecuencia de continuar usando métodos que no ayudan a agilizar el proceso. Eso sí, cada vez más pymes optan por la digitalización de este proceso implementando softwares de control horario.
Con los softwares de control horario, las empresas evitan llevar a cabo este registro de manera manual y, cada empleado, con la ayuda de una aplicación y su teléfono móvil, se encarga de registrar su jornada laboral a diario. La aplicación organiza los datos por la empresa y, sobre todo, la información no se pierde.
¿Por qué muchas empresas prefieren papel y Excel para el control horario?
Las empresas que siguen utilizando el papel o las hojas de cálculo de Excel para el control horario tienen sus motivos, pero es algo que, a parte de ocupar un tiempo que podrían implementar en otras tareas, cada vez es más peligroso a nivel legal.
Te explicamos los motivos por los cuales algunas pymes prefieren papel y Excel para el control horario:
Falta de claridad e implementación de la nueva ley
El registro de la jornada laboral o lo que llamamos control horario de trabajadores es obligatorio en España desde 2019, en el BOE podemos encontrar el decreto Ley. El problema de la ley es que la implementación se pretendía hacer de manera abrupta, sin ningún tipo de preparación previa a las empresas. Lo cual llevó a muchas empresas a hacerlo rápidamente, sin haber estudiado la ley ni las mejores formas para aplicarla en su empresa.
Por eso, muchas pymes optaron por continuar con los sistemas de registro de la jornada laboral que ya utilizaban como el papel o mediante plantillas de control horario de Excel.
No hay coste inicial
Para algunas empresas resulta ser la opción más económica, ya que no tiene un coste inicial como los softwares de control horario. Eso sí, a largo plazo el coste puede verse reflejado en el tiempo invertido en crear estos registros.
Usabilidad
Por otro lado, en algunas empresas se mira de manera reticente la digitalización porque, aunque muchas aplicaciones no necesiten ningún tipo de experiencia previa, al comenzar a usar algo nuevo hay que aprender y, prefieren continuar con el método tradicional que ya conocen.
No deja rastros
Existen casos de empresas en que la modificación de los horarios o el impago de las horas extra es habitual, por lo que la manera más fácil de cometer esta infracción es a través del papel o las plantillas de control horario de Excel. Los softwares de control horario no permiten realizar modificaciones y, además, dejan rastro de todo lo que se lleva a cabo en la empresa.
El riesgo de las plantillas de Excel y el papel para registrar la jornada de tus trabajadores
Estos son algunos de los riesgos para tu empresa del registro de la jornada laboral de manera manual:
Falta de garantías y precisión
El papel o un Excel no nos garantiza que el registro de la jornada laboral no se modifique, algo ilegal según la normativa de control horario. Por otro lado, es mucho más fácil equivocarse o cometer errores con este método de control horario que si cada trabajador lo hace a través de una app de control horario al inicio y fin de su jornada laboral.
Además, también es obligatorio incluir los descansos o pausas que los operarios hagan, algo que es más complicado de manera manual, ya que, al no poder anotarse al instante, es común que olviden hacerlo.
No hay periodicidad
Registrar la jornada de tus trabajadores de la manera tradicional puede provocar que el registro sea inestable, unas semanas correcto y otras impreciso. Además, para que la comunicación entre empresario y trabajador sea lo más fructífera posible, es imprescindible entregarle una copia de manera periódica, algo que resulta imposible si el control horario no se registra diariamente de manera correcta.
Aumento del absentismo laboral
El control horario manual nunca es fiable, puede modificarse en cualquier momento o no hacer el registro diariamente sin que nadie sospeche. Y, por si no fuera suficiente, no deja constancia del absentismo laboral. Con un software de control horario podrás conocer y poner fin al absentismo laboral tendiendo a un clic la confirmación de que tus operarios se encuentran en su lugar de trabajo.
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Una montaña rusa para la empresa y el trabajador
El papel supone la obligación de tener un archivo físico donde guardarse que, además de ocupar espacio, es importante no perder, a nivel legal podría suponer un grave problema. Además, la organización de documentos en papel nunca es agradable. Con un software de control horario ahorras tiempo registrando y comprobando la jornada laboral de tus trabajadores y tienes toda la información en un único lugar y accesible desde cualquier dispositivo.
Es común que en las empresas se generen conflictos a consecuencia de un mal registro del control horario por parte de los trabajadores, pero es que el papel obliga a llevar siempre consigo la hoja de registro y un bolígrafo, por lo que es frecuente que o no se haga o se haga de manera poco precisa. Actualmente, todos contamos con teléfonos móviles e igual que podemos enviar un mensaje o hacer una llamada, es igual de sencillo seleccionar un ahora en una app de control horario.
La nueva solución para tener un control horario de tus trabajadores
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El software de gestión de tareas y servicios de taclia que además incorpora control horario tiene múltiples ventajas, una de ellas, que ayuda a reducir el absentismo en tu empresa, podrás a través de la aplicación confirmar que tus trabajadores están en los servicios asignados. Además, podrás organizar mejor a tus operarios viendo las horas que han trabajado y las restantes.
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