Cómo evitar retrasos en los proyectos de tu empresa de servicios
En el mundo de la construcción, las empresas deben saber manejar muchos factores que pueden hacer que un proyecto no se entregue cuando se deba. Puede ser a consecuencia de problemas organizativos de la misma empresa o pueden surgir imprevistos que no entraban en sus planes.
Sea como sea, una empresa debe contar con las herramientas necesarias para saber cómo evitarlos y cómo hacerles frente. Los periodos de entrega siempre son importantes y es uno de los errores que pueden hacer que el cliente no vuelva a contratar a la empresa.
Además, los retrasos suponen una pérdida de tiempo para la empresa y, con ello, de dinero. Por eso, identificar las causas de los retrasos siempre es importante. También, conocer por qué se dan generalmente, así hacer una gestión del proyecto satisfactoria será más sencillo.
Causas de los retrasos
Los motivos de los retrasos son una pieza fundamental a la hora de hacerles frente, si no conoces lo que ha salido mal de un proyecto en concreto es muy complicado poder solucionarlo en proyectos futuros.
Algunas de estas causas están relacionadas con una organización, planificación y comunicación tanto con trabajadores como con clientes, deficiente. En estos casos, es imprescindible conocer las aplicaciones de gestión de servicios, tareas, proveedores, clientes, facturas y mucho más.
Saber qué pasa en tu empresa en todo momento, desde un único lugar y desde cualquier dispositivo es una de las claves para que la organización, planificación y comunicación de tus proyectos sea la idónea.
Problemas organizativos
Los proyectos a largo plazo requieren una organización eficiente dirigida por una persona que conozca ese tipo de proyectos y ya haya trabajado en el sector. Es fundamental que el encargado de esta primera fase haga bien su trabajo, si no, el coste del proyecto subirá y con él, el volumen de trabajo. Eso sí, la reputación de la empresa caerá de manera abrupta.
Planificación irreal
Otra vez situándonos en proyectos a largo plazo, una de las tareas más complejas suele ser la planificación. Siempre, se debe tener en cuenta que al ir avanzando se necesitarán otros profesionales que trabajen de la mano de tu equipo o que formen parte de él, y esto en muchas ocasiones a las empresas se les olvida.
Por ejemplo, si estás haciendo la instalación climática de un edificio, pero también la del agua y la eléctrica y solo cuentas con profesionales del clima en esa obra, llegará un punto que cuando se acabe la instalación climática todo irá más lento y acabarás necesitando la ayuda de un profesional de la electricidad.
Problemas de comunicación
La comunicación con los trabajadores es fundamental, si ellos no conocen la planificación del proyecto en el que trabajan o no saben cómo actuar si ocurren según qué cambios, seguramente los retrasos en la entrega del proyecto serán frecuentes en tu empresa.
Por otro lado, también se debe cuidar la comunicación entre los trabajadores y los clientes, porque es una de las calves para mantenerlo satisfecho.
Cambios en los proyectos
Los cambios en los proyectos pueden desencadenar otros cambios de planificación, de tiempo de trabajo y más. Por eso, las personas encargadas de dirigir un proyecto deben contar con un protocolo para cambios en el que se contemplen la mayoría de los factores que pueden hacer que el proyecto varíe para saber cómo actuar.
Falta de trabajadores
Los sueldos de los trabajadores suelen ser el coste más alto de los proyectos, pero si se reduce la fuerza de trabajo para ahorrar costes es probable que el resultado sea el retraso en la entrega. Lo más eficiente es incrementar la productividad priorizando a los trabajadores y, en todo caso, las subcontratas.
Presupuesto de la empresa deficiente
Es importante tener en cuenta que el presupuesto destinado a, por ejemplo, la compra de materiales puede variar. La empresa, necesita un flujo de caja positivo que pueda hacer frente a los nuevos imprevistos monetarios que requiera la obra para así no perder tiempo de trabajo por motivos puramente económicos.
Costes de trabajo inexactos
El coste calculado del proyecto puede perjudicar a la hora de generar o destruir ganancias. Por ello, es importante que desde un primer momento se haga una buena previsión de costes, pero también contar con un seguimiento de los proyectos anteriores para poder hacer previsiones.
Evitar los retrasos aprendiendo de errores del pasado
Para evitar los retrasos es muy importante aprender de proyectos anteriores. Si tu empresa tiene algunos años de experiencia en el sector, seguramente, antes de iniciar un proyecto ya conoces qué problemas pueden surgir y cómo solucionarlos y esto, es fundamental.
Hacer un análisis de lo ocurrido en cada proyecto puede ser de gran ayuda para evitarlo en los próximos. Además, si el director de proyectos quiere o debe delegar funciones en otras personas, estas contarán con una guía que los prepare.
Aprender de los errores del pasado es la clave para reducir los retrasos en los proyectos. Estas son algunas de las técnicas que puedes aplicar en tu empresa para gestionar mejor tus proyectos y evitar retrasos en las entregas que hagan que tu reputación se vea manchada.
- Recopilar todas las incidencias que han provocado retrasos. Esto puede ser interesante hacerlo cada semana y agrupar a final de mes las incidencias por tipos. En algunas empresas, estas incidencias las traducen en unidades monetarias para así conocer su impacto económico.
- Analizar las incidencias. En este sentido es importante crear un listado estandarizado de incidencias, para poder clasificarlas.
- Analizar si se ha actuado de manera correcta o si se podría haber hecho de otra manera para disminuir el retraso.
- Tener en cuenta qué ha sido útil para volverlo a implementar.
- Crear un protocolo para cambios teniendo un control de las herramientas que se han utilizado y han funcionado para poder actuar de forma rápida en otros casos.
- Evaluar el impacto de las acciones tomadas.
¿Cómo puede ayudarte una app de gestión de servicios y tareas?
La app de taclia es una plataforma de gestión de servicios, tareas, equipos, proveedores y más para hacerte fácil el día a día. taclia puede ayudarte a evitar los retrasos en tus proyectos porque cuenta con diferentes herramientas que mejorarán tu organización.
Seguir los trabajos de tu equipo es una de las claves para evitar posibles problemas, así como errores de planificación que puede llevar no conocer qué pasa en tu empresa en todo momento. El calendario, los partes de trabajo y servicios para conocer incidencias o el contacto directo con tus trabajadores a través de la app móvil son algunas de las herramientas que pueden solventar algunos de los problemas que causan retrasos.
Con la app de taclia, ahorra tiempo, vende más y, por supuesto, trabaja mejor. Nuestros clientes, como desde Boscohen están satisfechos y desde que usan taclia organizan y planifican mejor todos sus proyectos. Un ejemplo es Rubén: “con taclia puedo saber el estado de todos los servicios y tener un control total de los empleados y los números”.
