Qué es un sistema de control horario y cómo implementarlo correctamente
Qué es un sistema de control horario
Un sistema de control horario es una herramienta diseñada para registrar las horas de trabajo de los empleados, asegurando el cumplimiento de la jornada laboral establecida y proporcionando datos fiables para la gestión empresarial.
Desde 2019, la normativa exige a las empresas llevar un registro detallado de las horas trabajadas, tanto para evitar abusos laborales como para cumplir con la legislación vigente.
El objetivo principal de estos sistemas es garantizar la transparencia entre empleadores y empleados, permitiendo identificar horas extras, jornadas incompletas y posibles incumplimientos.
Cuándo es obligatorio fichar en el trabajo
El registro horario es obligatorio para todas las empresas con empleados, independientemente del sector o tamaño, según lo establece el Real Decreto-ley 8/2019.
La obligación incluye:
- Registrar el inicio y fin de la jornada laboral diaria.
- Conservar los registros durante un periodo de tiempo establecido por ley.
Cómo realizar el seguimiento de las horas trabajadas
Existen varias maneras de llevar el control de las horas trabajadas, dependiendo de las herramientas y necesidades de la empresa:
Hojas de cálculo manuales
Aunque son una solución económica, son propensas a errores y consumen tiempo. Además, a partir de enero de 2025 ya no son permitidas por ley.
Sistemas digitales
Herramientas que automatizan el registro horario, como aplicaciones móviles o programas especializados.
Estas herramientas te ayudan a ahorrar tiempo, controlar mejor las horas trabajadas y además cumplir con la ley.
Terminales de fichaje
Dispositivos físicos como relojes biométricos que registran la entrada y salida de los empleados. Esta opción también ya no se considera válida en la nueva ley.
Cómo llevar un control de trabajadores
Llevar un control efectivo de los trabajadores implica más que solo registrar las horas de entrada y salida.
Estas son las claves:
Definir horarios claros
Establece horarios de trabajo adaptados a cada puesto o departamento.
Automatizar procesos
Usa sistemas de control horario que generen informes detallados.
Realizar auditorías internas
Verifica regularmente que los registros sean precisos y reflejen la realidad de las jornadas.
Comunicar la normativa
Asegúrate de que todos los empleados conozcan sus responsabilidades relacionadas con el fichaje.
Aprende cómo controlar las horas con taclia
Cómo calcular las horas de trabajo
Calcular las horas de trabajo implica registrar las horas de entrada y salida, descontando pausas si las hay.
Un software de control horario automatiza este proceso, evitando errores de cálculo y reduciendo el tiempo de gestión.
EJEMPLO PRÁCTICO hecho con taclia:
- Jornada: 9:00 a 18:00.
- Pausa: 1 hora para el almuerzo.
- Total: 8 horas trabajadas.
Cómo gestionar el control horario de empleados
Un buen sistema de gestión debe cumplir con estas características:
Accesibilidad
Permitir que los empleados puedan fichar desde cualquier lugar, especialmente en entornos híbridos o remotos.
Cumplimiento legal
Generar registros que cumplan con los requisitos legales, como conservarlos durante el periodo obligatorio.
Informes claros
Proporcionar resúmenes de horas trabajadas, extras y ausencias.
Qué pasa si te olvidas de fichar
Si un empleado se olvida de fichar, es responsabilidad tanto del empleado como del empleador asegurarse de que los registros sean precisos.
Las consecuencias pueden variar:
A nivel interno
Puede dificultar el cálculo de horas trabajadas, afectando la nómina.
A nivel legal
La empresa podría enfrentarse a sanciones si no garantiza que el registro horario sea completo.
RECOMENDACIÓN: Implementa sistemas que permitan a los empleados reportar olvidos y corregir registros fácilmente.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de control laboral
¿Quién está exento de fichar en el trabajo?
Trabajadores autónomos, altos directivos y socios de cooperativas suelen estar exentos de la obligación de registrar horarios.
¿Qué pasa si una empresa no cumple con el control horario?
Las sanciones por no cumplir con la normativa pueden superar los 10.000 euros y derivar en inspecciones más exhaustivas.
¿Es obligatorio el control horario en teletrabajo?
Sí, las empresas deben garantizar el registro horario incluso en entornos de teletrabajo.
¿Cómo controlar el horario laboral en empresas pequeñas?
Herramientas digitales económicas y accesibles son ideales para pequeñas empresas, ya que automatizan el registro sin grandes inversiones.
Conclusión
Un sistema de control horario es fundamental para cumplir con la normativa laboral y gestionar eficazmente las jornadas de los empleados.
Con soluciones digitales, puedes automatizar procesos, evitar errores y garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales de tu empresa. Prueba taclia gratis 10 días.
